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Rechnungsformulare – was Sie wissen sollten

Jeder Selbstständige, Gewerbetreibende oder Freiberufler, der eine Ware verkauft oder eine Dienstleistung erbracht hat, möchte für die Ware oder für die Dienstleistung natürlich auch einen Gegenwert erhalten. Dies geschieht aber nur, wenn der Verkäufer oder der Erbringer der Dienstleistung dem Käufer eine Rechnung ausstellt. Dazu ist jeder Selbstständige, Gewerbetreibende und Freiberufler nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuches verpflichtet. Eine Rechnung, die auch Faktura genannt wird, listet ganz genau und in allen Einzelheiten auf, welche Ware verkauft oder welche Dienstleistung erbracht wurde, wer der Verkäufer ist, wer die Ware beziehungsweise die Dienstleistung erhalten hat, was genau verkauft oder welche Dienstleistung genau erbracht wurde, wer der Käufer ist, was er für die einzelnen Posten bezahlen muss, wie hoch der Gesamtbetrag ist, wann die Rechnung zu bezahlen ist oder ob sie schon bezahlt wurde. Wichtig bei der Ausstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung, was man auch Fakturierung nennt, sind dabei einige Vorgaben, die in Deutschland genau geregelt sind und an die man sich unbedingt halten muss. Dabei unterscheidet man zwischen Kleinbetragsrechnungen mit einer Summe von bis zu 150,00 Euro und Rechnungen mit Beträgen von mehr als 150,00 Euro. Die Rechnungsformulare für Kleinbetragsrechnungen müssen ein Ausstellungsdatum enthalten sowie den vollständigen Namen und die komplette Adresse des Unternehmers, der eine Ware verkauft oder eine Dinstleistung erbracht hat. Außerdem müssen entweder Menge und Art der verkauften Ware oder Umfang und Art der Dienstleistung genau angegeben werden. Natürlich darf auch der Preis nicht fehlen, zusätzlich muss aber auch der berechnete Steuerbetrag aufgeführt sein sowie die Höhe des angewandten Steuersatzes oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung, falls diese gegeben ist. Liegt der Rechnungsbetrag bei mehr als 150,00 Euro, ¬müssen außer den genannten Punkten zusätzlich noch der vollständige Name und ¬die Anschrift des Käufers beziehungsweise des Leistungsempfängers enthalten sein, außerdem muss eine solche Rechnung entweder die Steuernummer oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer des leistenden Unternehmens angeben. Wichtig ist auch, dass diese Rechnungsformulare eine fortlaufende Rechnungsnummer tragen. Außerdem muss auf dem Rechnungsformular vermerkt sein, ob die Ware oder sonstige Leistung am Rechnungsdatum geliefert oder erbracht wurde oder ob die Erfüllung erst zu einem späteren Zeitpunkt stattfindet. Wird dem Käufer ein Rabatt, ein Bonus oder Skonto eingeräumt, muss auch dies auf dem Rechnungsformular zu sehen sein.

Ordnungsgemäße Rechnungsformulare sind sowohl für den Käufer als auch für den Verkäufer wichtig. Der Verkäufer ist durch das Umsatzsteuergesetz verpflichtet, Rechnungsformulare auszustellen, die seine ordnungsgemäße Buchhaltung gegenüber dem Finanzamt dokumentieren. Der Käufer dagegen muss kann zum einen die auf der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen und sie vom Finanzamt zurückfordern. Außerdem muss das entsprechende Rechnungsformular oft vorgelegt werden, wenn der Käufer später einen Umtausch wünscht oder eine Reklamation an der gekauften Ware beziehungsweise an der erbrachten Dienstleistung hat. Auch bei Garantieansprüchen, die oft nach einer bestimmten Zeit verfallen, kann durch Vorlage des Rechnungsformulars das Alter der erworbenen Gegenstände oder Leistungen belegt werden.

Gerade Existenzgründer wissen oft nicht genau, wie eine ordnungsgemäße Rechnung auszusehen hat. Dabei ist es sehr wichtig, dass immer Rechnungsformulare ausgegeben werden, die genau den formalen Anforderungen entsprechen. Auf jeden Fall macht jeder Unternehmer, der eine formgerechte Rechnung erstellt, einen professionellen Eindruck auf seine Geschäftspartner. Außerdem kann es viel Ärger bedeuten, wenn das Finanzamt im Nachhinein die ausgestellten Rechnungsformulare beanstandet. Für die Geschäftspartner kann das bedeuten, dass sie die als Vorsteuer geltend gemachte Umsatzsteuer zurückzahlen müssen. Für den Unternehmer kann es bedeuten, dass alle erstellen Rechnungsformulare nicht als Belege für eine ordnungsgemäße Buchführung anerkannt werden und deshalb eine Betriebsprüfung ins Haus steht. Daher ist es für jeden Unternehmer sehr wichtig, nur formal korrekte Rechnungsformulare zu verwenden. Dies ist auch gar nicht so schwer, das es im Schreibwarenhandel Rechnungsblöcke zu kaufen gibt, die alle notwendigen Felder bereits enthalten. Füllt man all diese Felder gewissenhaft aus, kann man sich ziemlich sicher sein, richtige Rechnungsformulare ausgestellt zu haben. Meist haben diese Rechnungsblöcke auch vorgedruckte und fortlaufende Rechnungsnummer, sodass man sich sicher sein kann, auch in diesem Punkt keinen Fehler zu machen.

Heutzutage müssen Rechnungsformulare aber nicht mehr unbedingt in Papierform ausgegeben werden. Auch elektronische Rechnungsstellung ist durchaus möglich und erlaubt, wobei aber auch die elektronischen Rechnungsformulare alle formalen Vorgaben erfüllen müssen. Doch egal, ob elektronische Rechnungsformulare oder ausgedruckte Rechnungen in Papierform, es gibt im Internet zahlreiche Seiten, auf denen man sich Musterrechnungen ansehen kann. Meist bieten diese Seiten, zum Beispiel Portale für Existenzgründer oder auch die Seiten einiger Industrie- und Handelskammern, auch kostenlose Downloads an, mit deren Hilfe man sich entweder komplette Rechnungsformulare herunterladen kann oder man kann sich seine individuelle Rechnung selbst zusammenstellen. In vielen Fällen werden die Rechnungsformulare, die man herunterladen kann, in einem Dateiformat für Tabellenkalkulationsprogramme angeboten. Dies ist für die Erstellung eines Rechnungsformulars sehr hilfreich, weil diese Tabellenkalkulationsprogramme beispielsweise die Mehrwertsteuer selbstständig ausrechnen können. Außerdem werden oft das Tagesdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer von dem Programm eingetragen, sodass dem Aussteller der Rechnung kein Fehler unterlaufen kann. Auch ein eingeräumtes Skonto von zum Beispiel 2% der Rechnungssumme oder einen Rabatt oder sonstigen Preisnachlass kann ein solches Tabellenkalkulationsprogramm selbstständig berechnen und man ist vor peinlichen Rechenfehlern geschützt. Sollte der Download eines solchen Rechnungsformulars nicht möglich sein, so kann man im Fachhandel für Bürobedarf auch CDs mit der entsprechenden Software für Rechnungsformulare kaufen. Diese bieten meist eine große Auswahl verschiedener Vorlagen für Rechnungsformulare an, die jedem Unternehmer die Buchführung sehr erleichtern können. Oft findet man auch Muster für verschiedene Begleitbriefe zu den Rechnungsformularen, die ebenfalls recht nützlich sein können. Manchmal macht sich auch eine kleine Grafik gut auf den Rechnungsformularen und hinterlässt einen positiven Eindruck bei den Geschäftspartnern.